Votre entreprise vous a choisi pour organiser un séminaire ou une convention ? Vous avez alors posté un appel d’offres ? Il va désormais falloir choisir l’agence événementielle avec qui travailler. La sélection de l’agence ne doit pas se faire au hasard, et vous devez passer par différentes phases. Nous vous conseillons sur le choix de l’agence à qui confier votre projet !
Définissez vos besoins et objectifs
Déterminer vos besoins et vos objectifs pour organiser cet événement est la première étape à franchir. Présélectionnez les agences qui ont répondu à votre appel d’offres en distinguant celles qui répondent à vos besoins, qui respectent votre budget, ou qui proposent des offres innovantes comme la proposition d’un mobilier événementiel Alsace. Informez-vous sur les atouts des agences par rapport aux concurrents, sur leurs clients, leur réputation…
Comparez minutieusement les agences lors de la phase de consultation
Briefez les agences
Vous entamerez la phase de consultation par un briefing des agences présélectionnées. Vous leur présenterez votre cahier des charges et leur indiquerez tous les renseignements indispensable à l’organisation de l’événement (date, lieu, cible, nécessité en mobilier événementiel Strasbourg, budget…).
Ce briefing permet aux agences de préparer les offres sur-mesure en fonction de vos besoins précis. Les agences peuvent vous contacter et vous poser des questions pour mieux assurer leur rôle.
Etudiez les propositions
Définissez des critères d’analyse qui vous permettront d’étudier les propositions de chaque structure. Vous pouvez les juger en fonction de l’originalité de leur concept, l’écoute, la compréhension, la réactivité ou encore la considération de vos besoins…
Il est également possible de réaliser la sélection en deux temps. Vous commencerez par exclure certaines agences, pour ensuite affiner les propositions des structures restantes.
Sélectionnez l’agence avec qui collaborer
Pour faire le choix final, vous devez définir l’agence qui a le mieux répondu à votre demande. Analysez aussi l’originalité des concepts en termes d’activités, d’endroit ou de destination. Outre la qualité des services proposés et le professionnalisme de l’agence, veillez aussi à privilégier une agence qui vous inspire confiance. Une agence rassurante peut mener à bien votre projet. Ecoutez votre intuition au moment de la sélection.
Une grande agence événementielle peut vous convaincre grâce à son expérience et la qualité de ses prestations, mais une petite agence peut aussi vous satisfaire avec des solutions et un suivi personnalisés.